Boekrecensie Elke dag om 15.00 uur klaar

Dat klinkt goed toch? Om elke dag om 15.00 uur klaar te zijn met je werk. Maar misschien denk je wel: dat klinkt te mooi om waar te zijn, want daar ben ik veel te druk voor. Ik heb nu al niet eens genoeg uren in mijn (werk)dag. Dan is het juist een goed idee om dit boek te lezen. Waarom? Je leest het in deze boekrecensie.

---

Toen ik een tijdje geleden Romy’s boekrecensie las over Elke dag om 15.00 uur klaar, reserveerde ik dit boek meteen bij de bibliotheek. Maar al lezende bleek al gauw dat het handiger was om het boek gewoon te kopen, omdat er een hoop uit te halen valt en ik dit boek zeker vaker er weer bij wil pakken om mijn geheugen op te frissen of om er nieuwe dingen uit te halen. Want dat is het leuke met herlezen – zeker met non-fictieboeken – op andere momenten haal je er weer andere dingen uit. Wat ik er deze keer zoal uitgehaald heb deel ik graag met je in deze uitgebreide review.

‘Timemanagement draait om het organiseren van het werk dat je nu niet aan het doen bent, zodat jij je rustig kunt focussen op de taak met de hoogste prioriteit.’

Een goede planning maken

Veel komt neer op goed plannen (als in: plennen). En waarschijnlijk wist je daar net als ik al best wat van, maar de auteur van het boek, Björn Deusings, geeft daar toch ook aardig wat nieuwe inzichten en vooral heel veel bruikbare tips voor. Zo ben ik van de lijstjes, to-do-lists en zo zijn bij mij favoriet. Maar waar ik nooit bij stil gestaan had, en zo te lezen in het boek was ik daarin niet de enige, is dat we ongemerkt to-do’s op veel verschillende plekken bewaren. Een papieren to-do-list (blijft toch wel favoriet), een digitale to-do-list (misschien wel meerdere) in een of meerdere apps, mailtjes die we nog moeten beantwoorden, reminders in onze agenda, etc. etc. En, niet onbelangrijk: in ons hoofd (niet vergeten om…).

Een boek van 300 pagina’s kan niet volledig worden besproken in een review, dus lees bovenal Elke dag om 15.00 uur klaar om hier meer over te weten.

Lijstjes

Ik tipte dit eerder al eens aan, maar in het kort komt het erop neer dat je alle lijstjes die je hebt (zoals de verschillende vormen hierboven genoemd) tevoorschijn gaat halen (ja, ook die uit je tas, dat laatje in de keuken, het dashboardkastje van je auto) en al die to-do’s ordent  tot één plek voor alles wat je nog moet doen. Het handigste doe je dat in een programma dat je zowel op je computer als op je telefoon kan openen, zo kun je er altijd bij.

Voor mij was die plek Evernote. Daar heb ik een mapje met To do aangemaakt, met 4 categorieën/notities: urgent (moet zo snel mogelijk, liefst vandaag nog), belangrijk (moet redelijk snel), nog uit te zoeken (voor al die dingen waarvan je denk: o ja, nog navragen wanneer… nog uitzoeken wat…), en ooit (voor alle dingen die je ooit nog eens wilt doen, kan volgende maand zijn, kan volgend jaar zijn of wat dan ook). De dingen die je nog uit moet zoeken, navragen of die je ooit nog wilt doen, hoef je zo niet meer te onthouden, ze staan op je lijst, en de dingen die urgent en belangrijk zijn heb je overzichtelijk bij elkaar. Elke keer als er een taak bij komt, zet je die meteen op de juiste lijst.

Hoe dringend zijn je dringende taken?

Soms is het duidelijk dat het dringend is, iets moet om 14.00 uur naar je baas of een klant gestuurd, of moet om 13.00 uur naar de drukker. Maar soms denken we dat iets dringend (urgent) is, terwijl het wel belangrijk is maar niet meteen hoeft. Twijfel je? Stel jezelf dan deze vraag: moet ik dit per se nu doen of kan ik eerst afmaken waar ik mee bezig ben?

‘Belangrijk wil je vooral niet vergeten. Dringend moet je meteen oppakken.’

Stel een tijdslimiet voor je taken

Iets neemt namelijk zo veel tijd in als jij verwacht erover te doen. Kan iets in een uur, maar denk je voor de zekerheid dat het wel anderhalf tot twee uur kan duren, dan duurt het ook twee uur, omdat je brein voelt dat die tijd beschikbaar is. Ik merk zelf altijd dat als ik een krappe deadline heb (maar wel haalbaar) ik productiever en actiever werk, dan wanneer ik er twee keer zo veel tijd voor heb. Ongemerkt ga je dan toch in een iets te relaxte stand werken, waardoor je er ook daadwerkelijk zo lang over doet. Dat lijkt heel relaxed, maar als je daardoor eigenlijk in tijdnood komt voor andere taken, of hele lange werkdagen moet maken, is die relaxte werkstand toch minder fijn. Bedenk dus niet alleen waaraan je gaat werken vandaag, maar ook hoeveel tijd je er maximaal aan wil besteden.

‘Concentratietaken waarmee je langer dan dertig minuten bezig bent zet je nóóit op je takenlijst. Je plant ze in je agenda, zodat je er daadwerkelijk tijd voor hebt.’

Andere interessante onderwerpen in dit boek;

• Concentratie (zeer interessant) inclusief een crash course;
• Snel lezen (heel praktisch!);
• Dingen uit je hoofd halen (braindump) (geeft rust!);
• Wekelijkse reflectie;
• Geldzaken;
• Verstandig vergaderen;
• Productief e-mailen;
• Vaste momenten voor dingen;
• Bijhouden van je systeem door ‘schoonmaak en onderhoud’;
• Archiveren (pas als het afgehandeld of gemanaged is);
• Behoud overzicht, voorkom gebruik van té veel mapjes (oeps schuldig!).

‘Houd het zo simpel mogelijk en verspil geen tijd aan het perfect organiseren van zaken die je hoogstwaarschijnlijk nooit meer nodig hebt.’

Conclusie

Ik ben misschien nog niet elke dag om 15.00 uur klaar, maar dat hoeft van mij ook niet, omdat ik het soms juist fijn vind om midden op de dag te kunnen gaan fietsen of iets anders leuks te gaan doen, omdat het dan mooi weer is. Een voordeel van eigen baas zijn. 😉 Uiteraard werk ik dan die dag juist nog later ’s middags of ’s avonds door. Maar, ik ben er zeker wel productiever door gaan werken, en heb vooral ook meer inzicht gekregen in waar ik allemaal mijn dingen waar ik nog wat mee moet/wil bewaar.

Ik gooi nu sneller wat weg (want: archiveren alleen als je het afgehandeld of gemanaged hebt, dus concreet weet wanneer je er wat mee gaat doen). Niet meer een mail, bericht, artikel of wat dan ook bewaren met idee dat ik het misschien ooit nog wel eens ga lezen. Lezen, managen of gelijk verwijderen. Heerlijk declutteren. 😊 Ook heb ik nu veel overzichtelijker wat er op mijn takenlijst staat en wanneer ik waarmee aan de slag ga.

Kortom:

Elke dag om 15.00 uur klaar is een boek waar je zelfs als je – net als ik – best al veel gelezen hebt over timemanagement, plannen, opruimen etc. nog best wat van kan leren. Een boek voor zowel ondernemers als voor werknemers. En dit boek is beslist ook het lezen waard als je voor een baas werkt en denkt: ja maar, ik mag toch niet om 15.00 uur weg van mijn baas. Productiever en georganiseerder werken is niet alleen voor je baas fijn, maar ook voor jou als werknemer. Hoe fijn is het als je deadlines wél haalt, niet onnodig meer bij vergaderingen hoeft te zitten, en overzicht hebt in je taken?

Hoe creëer jij meer overzicht en rust in een druk leven?

Groetjes, Giovanna